Ce fichier Excel que personne n'ose plus ouvrir à deux

Un fichier Excel qui pilote une activité réelle n'est plus un tableur : c'est une application sans utilisateurs, sans historique et sans sauvegarde.

Décrire ma situation

Est-ce que ça vous parle ?

Les symptômes qui reviennent le plus souvent

  • « Le fichier est déjà ouvert en lecture seule » plusieurs fois par jour.
  • Trois copies circulent et personne ne sait laquelle fait foi.
  • Une formule s'est cassée et le total est faux depuis une date inconnue.
  • Une seule personne sait le faire tourner — et elle part en congés.
  • Des macros ont été écrites par quelqu'un qui a quitté l'entreprise.
  • Des lignes ont été écrasées sans qu'on puisse savoir par qui.

Concrètement

À quoi ça ressemble une fois en place

Le fichier existant est repris tel quel, avec ses colonnes, ses règles de calcul et son vocabulaire. Il devient une application accessible depuis un navigateur, où plusieurs personnes travaillent en même temps. Chaque modification est attribuée et datable. L'export Excel reste disponible, parce que la comptabilité en aura encore besoin.

Le fonctionnement

Quatre étapes, et rien de magique

01

Lecture du fichier

Le tableur est la spécification. Les colonnes, les listes de choix et les formules disent déjà ce que fait le métier.

02

Reprise des données

L'historique existant est importé. On ne repart pas d'une base vide : personne ne ressaisit deux ans de lignes.

03

Mise en service progressive

L'application est utilisée d'abord par une ou deux personnes, le fichier reste en secours le temps de la comparaison.

04

Ce que le tableur ne savait pas faire

Rôles, historique des modifications, validation, accès depuis un téléphone, alertes.

Intégrations

Ce à quoi ça se branche

Le principe est de partir de ce qui existe. Changer d'ERP n'est pas un préalable.

  • Import du fichier Excel ou de la base Access existante
  • Export Excel et CSV conservés
  • Connexion à l'ERP ou au logiciel de paie
  • Authentification Microsoft 365
  • Accès mobile pour les équipes de terrain

Sécurité et confidentialité

Vos données n'ont pas besoin de sortir de chez vous

Chaque utilisateur a son compte et ses droits : on ne voit que ce qui relève de son périmètre, et ce contrôle est appliqué côté serveur, pas seulement dans l'affichage. Les modifications sont historisées et attribuées. La base est sauvegardée, avec une procédure de restauration testée.

Résultat attendu

Ce qui change pour l'équipe

Plusieurs personnes saisissent en même temps sans se marcher dessus. Il n'y a plus de version douteuse, et une erreur se retrouve au lieu de se deviner.

Un cas déjà en production

Rouillard TP : du suivi de chantier à l'export de paie

Le suivi des journées de chantier de cette entreprise de travaux publics reposait sur des saisies et des rapprochements repris à la main avant la paie.

01

Le point de départ

Les journées de chantier devaient être suivies puis reprises pour préparer la paie. Plusieurs étapes dépendaient de saisies et de rapprochements manuels.

02

Ce qui a été construit

Une application web métier pour suivre les journées de chantier et produire l'export de paie automatiquement, dans le cadre d'une relation suivie depuis six ans.

03

Ce que le processus devient

Les données de chantier alimentent le même outil jusqu'à l'export attendu. L'automatisation relie les étapes sans demander aux équipes de changer de métier.

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Autres problèmes traités

Ce n'est pas exactement votre sujet ?

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Le plus utile, pour commencer : qui utilise le fichier, ce qu'il pilote, et ce qui casse le plus souvent.

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